事務所の承継で所長先生が気になるのは、長年お付き合いのある顧問先を安心して託せるか、という点ではないでしょうか。顧問先数や年間報酬だけでは、日々の相談に応えてきた関係性は伝わりません。何を約束し、誰が支え、次の担当者へ何を渡す必要があるかを整理することから始めます。
顧問先の名前を出さずに、事務所の特徴を整理する
初期の検討では、法人・個人の構成、業種、契約年数、地域、顧問料の範囲などを集計します。少数の特殊な業種や所在地の組合せから相手が推測されることもあるため、開示する情報の細かさにも配慮します。
- 月次顧問、決算申告、記帳、給与計算などの業務範囲
- 訪問・面談の頻度と、普段の連絡方法
- 担当職員と所長がそれぞれ担う役割
- 契約更新、報酬改定、未収金、対応中の相談事項
顧問契約と情報の取扱いは、別々に確認する
契約の当事者、業務範囲、承継に関する条項を確認し、契約変更や新たな契約、説明・同意が必要かを個別に整理します。秘密保持契約を結んだことだけで、顧問先の資料を自由に開示できるわけではありません。税理士の守秘義務、個人情報の取扱い、契約上の制限を踏まえて、開示相手・目的・範囲を決めます。
顧問先名、申告書、従業員名簿、個人番号を含む資料は初回相談フォームに記載・添付しないでください。必要な資料は、提供の根拠と管理方法を確認した後に共有します。個人番号は通常の顧客情報と分けて確認が必要です。
顧問先への説明は、承継後の窓口まで具体的に
説明の時期は一律ではありません。契約手続き、情報管理、申告期限を踏まえて計画します。案内では、新しい担当者、連絡先、サービス内容、報酬の扱い、移行日を明確にし、未確定事項は約束しないことが大切です。所長と承継先が一緒に挨拶する対象や順番も検討します。
申告期限から逆算して、引継ぎを進める
会計データの形式、利用ソフト、進行中の申告、預かり原本、電子申告の体制を一覧にし、移管担当と確認日を決めます。移行後も一定期間は問い合わせ先を共有し、顧問先からの要望や作業の抜けを双方で確認できる体制を整えましょう。
制度の確認には、国税庁の税理士法基本通達（第38条関係）と、個人情報保護委員会の特定個人情報ガイドラインをご参照ください。